2.3.1. Създаване на счетоводен документ#
Счетоводните документи могат да бъдат създавани ръчно, или генерирани от системата.
Автоматичното създаване е възможно при генерация на свързан счетоводен запис по документ в Търговска система. В този случай системата изисква настройка на Автоматичен осчетоводител.
Счетоводни записи могат да се добавят и ръчно през модул Счетоводство. За системата не са необходими настройки в Автоматичен осчетоводител.
Процесът по ръчно въвеждане на счетоводен документ е следният:
Счетоводен документ се създава ръчно от Счетоводство || Счетоводни документи чрез десен бутон на мишката и избор на Нов документ.
В секция Документ се попълва основна информация за документа и информация за дневниците по ЗДДС.
Док. тип - от падащия списък в полето се избира тип на документа;
Типовете документи са предварително дефинирани в Номенклатури || Типове документи.Док. No. - поле с номер на документа;
Док. дата - в полето се попълва дата на документа;
Папка - опционално поле за избор на папка, в която документът да се разпредели;
Списъкът с папки трябва да се настрои предварително в Номенклатури || Референтни номенклатури || Счетоводство: Папки.Операция No. - полето се обзавежда автоматично с пореден номер на операция при валидиране на документа в системата;
Основание за прилагане - в полето се отваря списък с предварително настроени основания за прилагане;
Полето трябва да се обзаведе според типа на текущия документ. За типове документи, които не се включват в отчетните регистри, полето остава празно.ДДС - полето се попълва автоматично с процента ДДС, настроен за избраното Основание за прилагане;
Това поле остава празно, когато полето с основание не е попълнено.Дн. покупки колона и Дн. продажби колона - полета за избор от падащи списъци, които съдържат колоните на съответния дневник;
Списъкът с колони на дневници се дефинира предварително в Номенклатури || Референтни номенклатури || Счетоводство: Колони на дневниците.
Тези полета се попълват единствено за документи, които се включват в отчетните регистри (фактури, кредитни известия и пр.)Данъчна основа - в полето се попълва данъчна основа за документа, която трябва да влезе в отчетните регистри;
Полето може да се обаведе автоматично след попълване на данните за водеща сметка и кореспонденции в радел Счетоводна статия и валидиране на документа.Стойност ДДС - в това поле се попълва сума на ДДС за документа, което трябва да влезе в отчетните регистри;
Полето може да се обаведе автоматично след попълване на данните за водеща сметка и кореспонденции в радел Счетоводна статия и валидиране на документа.Предмет на сделката - в полето се въвежда свободен текст с предмет на сделката за документи, участващи в счетоводните регистри;
Контрагент - в полето се отваря форма за избор на контрагент;
В секция Счетоводна статия се въвеждат счетоводните операции за документа в една или няколко статии.
Допълнителна статия в документа може да се добави от бутон Нова в лентата с инструменти.Сметка (Водеща сметка) – в полето може да се избере само една счетоводна сметка за водеща;
Кореспонденциите на водещата сметка се въвеждат от реда за добавяне на нов запис. Системата позволява въвеждане на списък с една или множество кореспондиращи счетоводни сметки.
Списъкът със сметки се дефинира предварително в Номенклатури || Сметкоплан.Отч. дата - попълва се отчетната дата на документа;
С тази дата текущият документ ще влезе в счетоводните регистри за месеца, в който попада.Статия No. - полето се обзавежда от системата с пореден номер на генерирана статия в счетоводния документ;
Признак - в полето се отваря форма за избор на признак;
Признакът се избира в зависимост от водещата сметка. Това може да бъде контрагент, продукт/материал, ДМА, ДНА.Количество - в полето се попълва количество и се отнася за счетоводните сметки, настроени като количествени;
За сметките, настроени като стойностни, в полето се записва обща сума валута на текущата статия.
Данните в полето могат да се обзаведат автоматично с въвеждане на списъка с кореспондендиращи сметки.Мярка – поле за избор на мерна единица;
Полето се отнася за счетоводните сметки, настроени като количествени.
Списъкът с мерни единици се дефинира предварително в Номенклатури || Референтни номенклатури.Цена – в полето може да се попълни единична цена;
Полето се обзавежда, когато водещата сметка е настроена като количествена и са избрани количество и мерна единица.Дт сума и Кт сума - избира се една от опциите, с което се отбелязва дали движението по водеща сметка е в Дт или в Кт;
Системата автоматично обзавежда съответното поле със сума на счетоводната статия.Валута и Курс - в тези полета се попълват валутен курс и валута за текущата статия;
При генериране на няколко идентични счетоводни статии в един документ системата дава възможност за копиране от меню Средства || Копиране на статия.
В редовете на статията се въвеждат кореспонденциите по съответните им сметки, количества и цени:
Сметка - в полето се избира счетоводна сметка от падащо меню със Сметкоплан;
Признак - в полето се отваря форма за избор на признак;
Признакът се избира в зависимост от текуща сметка на реда. Това може да бъде продукт/материал, ДМА, ДНА или контрагент.Количество - в полето се попълва количество и се отнася за счетоводните сметки, настроени като количествени;
За сметките, настроени като стойностни, в полето се записва обща сума валута;Мярка – поле с падащ списък за избор на мерна единица за текуща сметка на реда;
Полето се отнася за счетоводните сметки, настроени като количествени.Валута и Курс - в тези полета се попълват валутен курс и валута за текуща сметка на реда;
Цена – в полето може да се въведе единична цена;
Полето се попълва, когато водещата сметка е настроена като количествена и на реда са избрани количество и мерна единица.Отч. дата - системата автоматично попълва отчетната дата по редове според отчетната дата на документа;
Свързан документ - поле за избор на свързан документ от списък с фактури за покупка и продажба;
Данните в това поле се въвеждат в определени типове счетоводни документи (например банкови и касови документи).
Полета Дт и Кт най–долу във формата на счетоводния документ представят тотал на сумите по редове на списъка с кореспонденции.
Чрез бутон Приключен от лентата с инструменти счетоводният документ се валидира и се отваря форма за генерация Свързани документи.
Генериране на документ за плащане - ;
За дата - избира се дата, с която системата попълва Док. дата в свързания документ;
Приключване - при поставена отметка системата генерира свързания документ и автоматично го приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, който остава в състояние на редакция.
Запис и изход - бутон в лентата с инструменти, който записва документа и затваря формата.