2.2.1.2. Създаване на документ за покупка#
Договорката между контрагент Потребител на продукта и доставчик се регистрира в системата чрез вътрешнофирмен документ Покупка. В него се описва стоката и договорените условия на сделката.
С валидирането на документа възниква задължение към доставчика.
Системата дава възможност за генерирация и на останалите документи по сделката - складови, касови, данъчни и други. Това може да стане в момента на приключване или допълнително. Тези операции могат да бъдат извършени от един потребител или от различни отдели в организацията.
Процесът по създаване на Покупка е следният:
От Търговска система || Документи за покупка чрез десен бутон на мишката върху списъка с документи се избира Нов документ. Отваря се празна форма за въвеждане на данни.
В раздел Основни се въвеждат:
Док. Тип – поле с опционално меню за избор на тип документ;
В полето се попълва Покупка - системата предлага този тип по подразбиране;Док. No - полето се попълва с номер на документа;
По желание системата може да копира този номер при генерация на свързана фактура за покупка.Док. дата - в полето се избира дата, за която се отнася текущата покупка;
Плащане - поле за избор на типа плащане, договорено с доставчика;
Въвел - полето се обзавежда от падащо меню с предварително настроен списък служители;
Данните в полето се попълват автоматично с настройките на текущия потребител.Поделение - тук се избира поделение от предварително настроен списък за Потребител на продукта;
Полето се обзавежда автоматично според настройките на текущия потребител в системата.Основание за прилагане – в полето се избира вид на сделката;
Системата обзавежда полето с основанието, настроено по подразбиране. Промяна се прави чрез падащо меню със списък с основания за прилагане.
Този списък трябва да бъде предварително настроен от Номенклатури || Референтни номенклатури || Счетоводство: Основания на прилагане.Контрагент — в полето се отваря форма за избор Контрагенти;
Ако търсеният контрагент не фигурира в съществуващия списък, системата позволява въвеждането му в момента чрез десен бутон и Нов контрагент.
Останалите полета в секция Доставчик се обзавеждат с настроените за избрания контрагент реквизити.
Продукт/материал — от реда за нов запис се въвежда списък с всички закупени продукти;
Ако продуктите не са предварително въведени, системата позволява това да се направи в момента чрез десен бутон и Нов продукт.Партида - при работа с партиди, данните се вписват в това поле;
Количество — въвеждат се получените по документ количества;
Мярка - системата дава възможност за промяна на мерните единици от това поле;
Опционалното меню в полето се обзавежда с различни настройки за всеки продукт. Списъкът съдържа основна мерна единица за продукта и настроените му фасети на мерки.Цена и Цена с ДДС — в тези полета се посочва единичната цена от получения документ;
В поле Цена се въвежда цената без ДДС, а в поле Цена с ДДС - тази с ДДС. Достатъчно е да се попълни една от цените, при което системата автоматично изчислява другата.
За валидиране на покупката се избира бутон Приключен от лентата с инструменти.
Това извежда форма Свързани документи, чрез която могат да се извършат останалите операции:
Приход в (склад) — в полето се поставя отметка, ако стоката е пристигнала в склада и трябва бъде отразена в складовите наличности;
За дата - избира се дата, която системата да попълни като Док. дата в складовия документ;
Складове по подразбиране на продукт/материал - чрез избор на тази опция се вземат предвид настройките на всеки продукт за склад по подразбиране;
Системата ще генерира отделни складови документи, като групира продуктите по складове.Счетоводно записване - при поставянето на отметка системата автоматично ще осчетоводи складовия документ;
За да се обзаведе коректно счетоводната статия, Автоматичен счетоводител трябва да е предварително настроен.Вид запис - поле с опционално меню за форма на счетоводния документ;
При избор на вариант Една статия системата създава счетоводен документ с една статия, включваща продуктите (признаците) в общ списък;
При Ред-статия системата генерира счетоводен документ с множество статии - за всеки продукт се създава отделна счетоводна статия;Приключване - при поставена отметка системата генерира складов документ и автоматично го приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, който остава в състояние на редакция.
Депозит в (склад) - опция за избор на склад и създаване на депозитна разписка, съдържаща настроен амбалаж към продукти;
За дата - избира се дата, която системата да попълни като Док. дата в депозитната разписка;
Приключване - при поставена отметка системата генерира депозитна разписка и автоматично я приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, който остава в състояние на редакция.
Плащане от (каса) — чрез тази опцията се създава разходен касов ордер в избраната каса;
Използва се, когато има плащане в брой.Сума - в това поле се записва фактически изплатената сума по документа за покупка;
Основание: - от опционално меню се посочва основанието за плащане, което системата да обзаведе в касовия документ;
За дата - избира се дата, с която системата попълва Док. дата в касовия документ;
Счетоводно записване - при поставянето на отметка системата автоматично ще осчетоводи касовия документ;
За да се обзаведе коректно счетоводната статия, Автоматичен счетоводител трябва да е предварително настроен.Приключване - при поставена отметка системата генерира касов документ и автоматично го приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, който остава в състояние на редакция.
Издаване (данъчен документ) — опцията се маркира при наличие на данъчен документ към покупката;
От опционалното меню се избира тип на данъчния документ.За дата - избира се дата, с която системата попълва Док. дата в данъчния документ;
Номер - в полето се вписва номер на получения данъчен документ;
Ако полето бъде оставено празно, системата ще копира Док. No на покупката като номер и в данъчния документ.Счетоводно записване - при поставянето на отметка системата автоматично ще осчетоводи данъчния документ;
Касов бон - опция за генерация на счетоводен запис за плащане в брой;
Ако е генериран вътрешнофирмен касов документ чрез опцията Плащане от (каса) със счетоводно записване, тук опцията Касов бон не трябва да се маркира.
Бон сума - сума от касовия бон;
Бон дата - дата на касовия бон;
Приключване - при поставена отметка системата създава данъчния документ и автоматично го приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, но той остава в състояние на редакция.
Издаване Гаранционна карта – тази опция се избира, когато към текущата покупка има издаден гаранционен документ;
За дата - избира се дата, с която системата да попълни поле Док. дата в гаранционния документ;
Номер - в полето се вписва номер на гаранционната карта;
Печат и Преглед - опциите се активират чрез поставяне на отметка и позволяват преглед на документа на екран или директното му отпечатване (след избор на шаблон);
Ок - бутонът потвърждава маркираните опции;
Системата генерира избраните свързани документи и валидира покупката.
Чрез бутон Запис и изход от лентата с инструменти документът се записва и формата се затваря.
Свързани статии:
Как да въведем Документ/Фактура за Покупка
Как да отпечатаме Документ за покупка
Как да въведем Покупка със серийни номера на партиди
Как да генерираме Документ за покупка от Продажби