2.2.1.3. Създаване на документ за продажба#
Договорката между контрагент Потребител на продукта и клиент се регистрира в системата чрез вътрешнофирмен документ Продажба. В него се описва стоката и договорените условия на сделката.
С валидирането на документа възниква вземане от клиента.
Системата дава възможност за генерирация и на останалите документи по сделката - складови, касови, данъчни и други. Това може да стане в момента на приключване или допълнително. Тези операции могат да бъдат извършени от един потребител или от различни отдели в организацията.
Процесът по създаване на продажба е следният:
От Търговска система || Документи за продажба чрез десен бутон на мишката върху списъка с документи се избира Нов документ. Отваря се празна форма за въвеждане на данни.
В раздел Основни се въвеждат:
Док. Тип – поле с опционално меню за избор на тип документ;
В полето се попълва Продажба - системата предлага този тип по подразбиране;Док. No - полето се попълва с номер на документа;
Ако полето бъде оставено празно, при приключване на продажбата системата ще го обзаведе с пореден номер за избраното поделение.Док. дата - в полето се избира дата, за която се отнася текущата продажба;
Плащане - поле за избор на типа плащане, договорено с клиента;
Системата обзавежда полето, когато за клиента има настроено плащане по подразбиране от Номенклатури || Контрагенти.Падеж - в полето се попълва дата за падеж на плащане;
При направени настройки на текущия контрагент системата изчислява дата на падежа и попълва автоматично полето.Дилър - поле с персона, която отговаря за бизнес отношенията с текущия контрагент;
Системата обзавежда полето автоматично, когато за контрагента са направени съответните настройки.Съставил - полето се обзавежда от падащо меню с предварително настроен списък служители;
Данните в полето се попълват автоматично с настройките на текущия потребител.Поделение - тук се избира поделение от предварително настроен списък за Потребител на продукта;
Полето се обзавежда автоматично според настройките на текущия потребител в системата.
Този реквизит е водещ при номериране на документите за продажба.
Настройката се дефинира в Администрация || Номератори и е различна за всяко поделение.
Основание за прилагане – в полето се избира вид на сделката;
Системата обзавежда полето с настроено по подразбиране основание. Промяна се прави чрез падащо меню със списък с основания за прилагане.
Този списък трябва да бъде предварително настроен от Номенклатури || Референтни номенклатури || Счетоводство: Основания на прилагане.Контрагент — в полето се избира клиент, като се отваря форма за избор Контрагенти;
Ако търсеният контрагент не фигурира в съществуващия списък, системата позволява въвеждането му в момента чрез десен бутон и Нов контрагент.
Останалите полета в секция Купувач се обзавеждат с настроените за избрания клиент реквизити.
Продукт/материал — поле за избор на продукти от реда за нов запис;
Отваря се форма за избор с всички въведени Продукти и материали. В колони Разполагаемо кол. и Наличност в осн. мярка могат да се проследят свободните за продажба количества и физическите наличностите в склад. За целта от лентата Бърз филтър се избира Склад.от секция Признаци в колона Салдо се вижда разполагаемото количество на продукти в счетоводния склад. В колона Разполагаемо се вижда разликата между наличното количество и фактурираното, но все още не изписано количество.
Данните се визуализират след филтриране на списъка по следния начин:
секция Редове на документи могат да се видят всички продажби на този клиент (с продукти, количествата, цени и други).
бутон Избор добавя всички маркирани продукти в продажбата;
Количество — полето съдържа продаденото на клиента количество;
Мярка - системата дава възможност за промяна на мерните единици от това поле;
Опционалното меню в полето се обзавежда с различни настройки за всеки продукт. Списъкът съдържа основна мерна единица за продукта и настроените му фасети на мерки.Цена и Цена с ДДС — тези полета съдържат единичната цена без/с ДДС;
Достатъчно е да се попълни една от цените, при което системата автоматично изчислява другата.
Тези полета се обзавеждат автоматично, когато за текущия клиент има настроена ценова листа по подразбиране.
Ценовата листа в документа може да се променя ръчно или чрез прилагане на ЦЛ. Това става от поле Ц. листа (в лентата Бърз филтър) и бутона вдясно Прилагане ценова листа.ТО% - в полето може да се попълни търговска отстъпка на реда;
Процентите с отстъпки се обзавеждат автоматично, когато за текущия клиент има настроена схема с отстъпка по подразбиране.
Отстъпката в документа може да се променя ръчно или чрез прилагане на схема с ТО. Това става от поле Схема (в лентата Бърз филтър) и бутона вдясно Прилагане схема отстъпки.
За валидиране на продажбата се избира бутон Приключен от лентата с инструменти.
Това извежда форма Свързани документи, чрез която могат да се извършат останалите операции:
Изписване от (склад) — в полето се поставя отметка, ако стоката е изпратена от склада и трябва бъде намалена от складовите наличности;
Док. тип - поле за избор на тип складов документ;
Системата предлага по подразбиране РСД-Разходен складов документ.Складове по подразбиране на продукт/материал - чрез избор на тази опция се вземат предвид настройките на всеки продукт за склад по подразбиране;
Системата ще генерира отделни складови документи, като групира продуктите по складове.За дата - избира се дата, която системата да попълни като Док. дата в складовия документ;
Счетоводно записване - при поставянето на отметка системата автоматично ще осчетоводи складовия документ;
За да се обзаведе коректно счетоводната статия, Автоматичен счетоводител трябва да е предварително настроен.Вид запис - поле с опционално меню за форма на счетоводния документ;
При избор на вариант Една статия системата създава счетоводен документ с една статия, включваща продуктите (признаците) в общ списък;
При Ред-статия системата генерира счетоводен документ с множество статии - за всеки продукт се създава отделна счетоводна статия;Приключване - при поставена отметка системата генерира складов документ и автоматично го приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира складов документ, но той остава в състояние на редакция.Запазване - чрез тази опция складовият документ се генерира в редакция и продуктите в продажбата се резервират в избрания склад;
Депозит от (склад) - опция за избор на склад и създаване на депозитна разписка, съдържаща настроен амбалаж за продукти;
За дата - избира се дата, която системата да попълни като Док. дата в депозитната разписка;
Приключване - при поставена отметка системата генерира депозитна разписка и автоматично я приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, който остава в състояние на редакция.
Плащане в (каса) — чрез тази опцията се избира каса и се създава приходен касов ордер; Използва се, когато има плащане в брой.
Сума - в полето се записва фактически получената сума по продажбата;
Основание - от опционално меню се посочва основанието за плащане, което системата да обзаведе в касовия документ;
За дата - избира се дата, с която системата попълва Док. дата в касовия документ;
Счетоводно записване - при поставянето на отметка системата автоматично ще осчетоводи касовия документ;
За да се обзаведе коректно счетоводната статия, Автоматичен счетоводител трябва да е предварително настроен.Приключване - при поставена отметка системата генерира касов документ и автоматично го приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, който остава в състояние на редакция.
Издаване (данъчен документ) — опцията се маркира при издаване на данъчен документ към продажбата;
От опционалното меню се избира тип на данъчния документ. Системата обзавежда полето автоматично, ако за клиента има настройки по подразбиране.Номер - полето остава празно и системата дава пореден номер на данъчния документ;
Настройките на автоматичната номерация се дефинират в Администрация || Номератори по типове документи и поделения.За дата - с тази дата системата попълва Док. дата в данъчния документ;
При издаване на нов данъчен документ датата не трябва да се променя с по-ранна от тази на последно валидирания. Това е от съществено значение за хронологията на данъчните документи.
Счетоводно записване - при поставянето на отметка системата ще осчетоводи данъчния документ;
Касов бон - опция за генерация на счетоводен запис за касовия бон при плащане в брой;
Ако за опцията Плащане в (каса) вече е маркирано Счетоводно записване, тук опцията Касов бон не трябва да се активира.
Бон сума - полето се обзавежда със сума на касовия бон;
Бон дата - дата на касовия бон;
Приключване - при поставена отметка системата създава данъчния документ и автоматично го приключва;
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, но той остава в състояние на редакция.
Печат и Преглед - опциите се активират чрез поставяне на отметка и позволяват преглед на документа на екран или директното му отпечатване (след избор на шаблон);
Ок - бутонът потвърждава маркираните опции;
Системата генерира избраните свързани документи и валидира покупката.
Чрез бутон Запис и изход от лентата с инструменти документът се записва и формата се затваря.
Свързани статии:
Как да създадем Документ/Фактура за Продажба
Как да отпечатаме Документ за продажба
Продажба с наложен платеж
Как да въведем Продажба със серийни номера на партиди
Как да генерираме Документ за Продажба от Покупки