1.5.1. Създаване на счетоводен документ#
Тъй като системата се състои условно от два главни модула – Търговска и Счетоводна система, можете да създавате документи не само от Търговската система и да им правите счетоводни записи, но и да създавате счетоводни документи директно без те да имат връзка с вътрешно-фирмени документи. В счетоводната система можете да създавате и осчетоводявате документи от всякакъв тип като ръчно (без помощта на автоматичния осчетоводител) избирате счетоводните сметки.
Счетоводният документ в системата се състои от три секции – Документ, Счетоводна статия и Връзки с документи. В първата секция се въвеждат основните реквизити на документа – тип, дата, номер, информация за дневниците по ЗДДС и други. Втората представлява самата счетоводна статия, в която се въвеждат счетоводните операции – посочват се сметките, признаците, количествата, цени, дебит и кредит. С терминът „Водеща сметка” в системата се обозначава сметката, която се въвежда в горната част на секцията, а в редовете на статията се въвеждат нейните една или повече кореспонденции. Водещата сметка може да е както по кредита, така и по дебита. Тъй като понякога се налага въвеждането на няколко счетоводни статии в един документ, в системата е предвидена опция във всеки документ да могат да се създават множество статии. Това може да направите като от лентата с инструменти в документа натиснете бутон „Нова” толкова пъти колкото статии искате да създадете. В третата секция на документи можете да видите връзките с други счетоводни документи – с документа за плащане например.
Tip
В следващия пример ще създадем счетоводна фактура за покупка на материали от фирма Колорит ЕООД. Общата стойност на фактурата е 1151,94, 959,59 – данъчна основа и 191,99 – ДДС. Счетоводните записи, които трябва да се генерират са 302/4011 и 4531/4011.
Можете да създадете нов счетоводен документ като от Счетоводство >> Счетоводни документи >> с натискане на десен бутон на мишката и изберете Нов документ. Трябва да попълните следната информация:
В секция Документ:
Док тип - избирате типа на документа – обикновено ФПок (фактура за покупка), ФПрод (фактура за продажба) или МО (мемориален ордер). Типовете документи са предварително дефинирани в Номенклатури >> Типове документи.
Док номер – попълвате номера на документа
Док дата – датата на документа
Основание за прилагане – избира се съответното основание – дали ще се начислява ДДС и какъв процент
Дн. покупки колона/ дн. продажби колона – ако документът, който вкарвате е фактура, избирате съответния дневник. В противен случай ги оставяте празни
Данъчна основа – попълва се данъчната основа по документа, която трябва да влезе в дневниците
Стойност ДДС – попълва се ДДС-то от документа, което трябва да влезе в дневниците
В секция Счетоводна статия:
В заглавната част:
Сметка – попълвате водещата сметка
Отч. дата – попълва се отчетната дата на документа
Признак – избира се в зависимост от сметката (ако е 401 или 411 – контрагента, ако е 701 – продукцията).
Количество - 1
Мярка – съответната мярка (обикновено – брой)
Цена – сумата от цялата статия (т.е сбора на количество*цена от всички редове)
В редовете на статията се избират материалите и стоките със съответните им сметки, количества и цени.
За улеснение на работата ви можете да ползвате готовата функционалност на системата за автоматично начисляване на ДДС на статията от меню Средства в лентата с инструменти в документа, трябва да изберете Начисляване на ДДС.
Ако генерирате няколко идентични статии в един документ, можете да ги копирате като от меню Средства изберете Копиране на статия.
Полетата Дебит/Кредит най – долу във формата включват дебита и кредита сумирани от всички статии в документа.