Нагоре

Първи стъпки с Dreem ERP#

Особено важни при внедряване на ERP система са първите стъпки. Стартирането с навременни настройки и коректни данни ще даде стабилна база. Затова, отделете време, разгледайте добрите практики и проектирайте вашите стандарти за управление на данни. Уверете се, че всеки в компанията е запознат с тях и по възможност са унифицирани между отделите.

По-голяма част от настройките в Dreem ERP се създават в Номенклатури. Едва след като те бъдат конфигурирани, може свободно да се работи с документите в системата.
Те, от своя страна, се въвеждат през Търговска система. В тази група функционалности са добавени също най-често използваните оперативни справки.

Друга част от настройките, касаещи цялостната работа на системата - достъпност, стойности по подразбиране, автоматични генерации, номератори, се извършват в Администрация.

За да опознаете структурата на Dreem ERP, запознайте се с характеристиките на контейнера, възможностите при работа със списъци и колони.

Номенклатури#

Първата функционалност от Номенклатури, където са поместени базовите настройки, е Референтни номенклатури. За улеснение редица от тези настройки са системно създадени.
Референтните номенклатури са списъчни настройки. Освен с ръчно изписване, те могат да се въвеждат и чрез копиране. За целта могат да се използват отделни файлове с подготвени списъци. Условието е колоните за съответната номеклатура да съвпадат във файла и в системата.

Tip

Конфигурирането на такъв файл и копирането са оправдани, когато се въвежда по-голямо съдържание. Ако става дума за единични редове, ръчното добавяне често е по-бързо.

Нови референтни номенклатури се въвеждат еднотипно чрез използване на т.нар. ред за добавяне на нов запис. Този ред е статичен, винаги най-отгоре в списъка и не може да бъде изтрит. Ще го забележите и на други места в системата, където се изисква добавяне на редове в списъци.

Може да добавяте нови и да редактирате съществуващи референтни номенклатури във всеки момент. Изтриване се позволява единствено за неизползваните настройки.

Настройки, които вече са прилагани в системата, могат единствено да бъдат деактивирани.

Голямата част от настройките - напр. мерните единици, валутите, типовете продукти и други, в последствие се изискват при създаването на номенклатури и документи.

За да стартирате работа с Dreem ERP по правилен начин, обърнете нужното внимание на следните:

За номенклатура Продукти и материали може да започнете с ръчно въвеждане на няколко записа. Това ще Ви даде по-добър поглед над полетата, които ще се използват за имена на колони при импорт на продукти.

Tip

За първия си импорт съветваме да подходите постепенно, като импортирате само няколко контрагента и продукта.

Начални салда#

Следващата логична стъпка е въвеждане на начални салда, с които системата да оперира. Без тяхното завеждане не би било възможно поддържането на коректни наличности и справки.

В някои ситуации системата ще откаже валидацията на документи.
Например при складовите документи системата не допуска приключване на разходен документ при недостатъчна наличност. Затова стъпката с въвеждане на салда за всеки склад поотделно е абсолютно задължителна.
В Как да въведем Начално салдо на склад е посочен начинът как да стане това.

Ако работите с партиди и срок на годност, не пропускайте тази информация в начално салдо на склад.

При разплащанията актуалните наличности на портфейли неизменно са важни. За тях също трябва да въведете отделни документи от тип Начално салдо за всички настроени каси и банкови сметки.

Сумите със салдата трябва да отговарят на актуална наличност към датата на стартиране със системата.

Полезни теми в случая ще са Как да въведем Начално салдо на каса и Как да въведем Начално салдо на банка.

Чрез [Импорт продажби] и [Импорт покупки] ще можете най-бързо да прехвърлите актуалните вземания и задължения по контрагенти. Така системата ще получи необходимите данни, за да следи и обработва издадените до момента документи по конкретен номер.

Администрация#

Преди да започнете с издаването на документи от Dreem ERP, обърнете внимание на Номератори. Това е особено важно, когато ще се издават документи от множество поделения, ще се продължава номерация на документи от външна система и подобни ситуации. Настройката ще откриете в меню Администрация.

В Администрация || Настройки може да добавяте и променяте различни стойности и типове документи по подразбиране, печат и генерация на документи, счетоводни настройки и пр.
За всяка налична настройка има помощна информация, която се визуализира при маркиране на съответния ред.

Не забравяйте всеобщото правило, че за да бъде потвърдена дадена промяна в системата, тя трябва да бъде записана.

Tърговска система#

Когато успешно сте преминали през началните стъпки, идва ред на генерирането на нови документи - заявки, покупки, продажби, складови и платежни документи. Въвеждайки началните салда, вече сте се запознали с някои принципи на работа в системата, които предстои да надградите.

Подготвените заявки към доставчици и получените поръчки от клиенти могат да бъдат отразени в системата чрез Документи за заявка. Ролята им е свързана с по-добро прогнозиране и планиране на наличности и доставки. Чрез тях се менажират логистиката и етапите с изпълнение на поръчките. Този тип документи позволява автоматичното създаване на свързана продажба или покупка. Чрез въведената със заявката информация се пренасят ключови параметри в съответния свързан документ.
Заявките не формират задължения или вземания.

Документите, с които в системата се регистрират задълженията на участващите страни по сделката, са покупките и продажбите. Те са основна част от Търговска системата. Двата типа документи следват една и съща логика. Разликата е позицията, която заема Потребител на продукта.

В Документи за продажба се въвеждат детайли по сделките с клиенти, където Потребител на продукта изпълнява ролята на продавач.
Продажбите съдържат цялата необходима информация, така че системата да създаде автоматично останалите документи по реализиране и отчитане на сделката. От продажба могат да бъдат генерирани една обща или няколко частични фактури (или други данъчни документи). По същия начин се създават складови, касови, счетоводни и други свързани документи. Достатъчна е една отметка, за да се извърши избраното действие.

При необходимост от създаване на коригиращ документ, отново продажбата служи за отправна точка. Това е правилният начин за генериране на Кредитен документ/Кредитно известие за продажба.

Документи за покупка дефинират параметрите на сделки с доставчици. При тях Потребител на продукта влиза в ролята на клиент.
С покупките въвеждате всички стоки и/или услуги, които получавате при определени ценови условия. От Покупка лесно могат да бъдат създадени складови документи за заприходяване на стоки в един или в различни складове. Може да регистрирате пълно или частично плащане в брой от избрана каса.
Получените от доставчика данъчни документи въвеждате отново само с поставянето на отметка за потвърждаване на избраното действие.

Изпълнението на отделните сделки може да отнеме различно време. Системата позволява поетапно генериране на свързаните документи, както от един оператор, така и от различни потребители.
Всички свързани документи могат да бъдат осчетоводени при наличието на настройки в Автоматичен осчетоводител.

Освен чрез механизми за автоматична генерация, складовите документи могат да бъдат въведени и ръчно. Чрез тях регистрирате в системата всяко движение на материали, стоки и продукция в склада. На база тези приходни и разходни операции системата формира складовите наличности. Ревизирането на наличността за избран склад се извършва чрез Протоколи за инвентаризация. В тях системата открива липси и излишъци, които валидира автоматично с отделни складови документи.

По подобен начин стои въпросът с платежните документи - всяко движение на парични средства трябва да бъде отразено в системата. Само тогава наличностите на портфейли ще бъдат верни.

Плащанията в брой, освен автоматично от покупка или продажба, може да регистрирате ръчно в меню Касови документи. Чрез касовите документи могат да бъдат отчетени и прихващания между фактури за покупка и за продажба, както и между фактури и кредитни известия. Задължително се регистрира и всяко прехвърляне на средства между каси.

При банковите документи вариантите за въвеждане са:

Счетоводство#

За да постигнете автоматизация и точност на операциите при управление на счетоводните процеси, може да започнете с конфигуриране на счетоводните настройки. Една от основополагащите настройки е изготвянето на Индивидуален сметкоплан. За системата са необходими също някои глобални счетоводни настройки, на чиято база се прилагат сметки по подразбиране, счетоводни документи и различни проверки.

Последващото въвеждане на счетоводни данни в системата се осъществява от модул Счетоводство. Това включва всички счетоводни статии, както и някои от необходимите за тях настройки.

За да осигурите по-добра аналитичност на данните в справки, използвайте Счетоводни признаци. Списъкът с признаци се обзавежда автоматично със записите за продукти и контрагенти, въведени от Номенклатури. При желание за добавяне на признак, който ще служи единствено за счетоводни цели, може да създадете записа директно в Счетоводни признаци. По този начин настройката не се прехвърля в Номенклатури и не е видима в документи от Търговска система.

Всяка счетоводна статия може свободно да бъде въведена ръчно в системата. Опцията за автоматично създаване е достъпна при генерация на счетоводен запис към документ в Търговска система. В този случай системата изисква настройка на Автоматичен осчетоводител. В него се дефинират често използваните контировки и съпътстващите ги реквизити, с които се попълват счетоводните документи.

Справки#

Въведените в системата данни се систематизират и чрез справките се представят в готов за анализ вид. За целта справките оперират с информацията от документите, които сте създали и валидирали.
В общия случай справките са еднакво структурирани. Те съдържат списъци с данни и филтри - бърз и основен. Данните в тях се обзавеждат и променят спрямо приложените от форма Филтър критерии. Филтър формата съдържа променливи реквизити, които се различават в отделните справки.

Справките могат да имат различен изглед - Графичен изглед или Списък с данни. Графичният изглед представя вида на справката при печат. При Списък с данни информацията е оформена в табличен вид. В този случай може да прилагате правилата за работа с нередактируеми списъци. При този изглед конфигурацията на справката може да се променя.

Според източника на данни справките могат да бъдат разглеждани като обработващи документи от Търговска система и от Счетоводство.