Нагоре

Първи стъпки с Dreem ERP#

При внедряване на ERP система особено важни са първите стъпки. Стартирането с навременни настройки и коректни данни ще даде стабилна база. Затова, отделете време, разгледайте добрите практики и проектирайте вашите стандарти за управление на данни.
Уверете се, че всеки в компанията е запознат с тях и по възможност са унифицирани между отделите.

По-голяма част от настройките в Dreem ERP се създават в Номенклатури. След тяхното конфигуриране свободно може да се работи с документи и справки в системата.

Друга важна част са настройките в модул Администрация. Те се отнасят до цялостната работа на системата. Включват дефиниции за достъп, стойности по подразбиране, автоматични генерации, номератори и други.

За да опознаете структурата на Dreem ERP, запознайте се с характеристиките на контейнера, възможностите при работа със списъци и колони.

Номенклатури#

В първата функционалност от Номенклатури - Референтни номенклатури, са поместени базовите настройки. За улеснение редица от тези настройки са системно създадени.
Референтните номенклатури са списъчни настройки. Освен с ръчно изписване, те могат да се въвеждат и чрез копиране. За целта могат да се използват подготвени електронни таблици от външен файл. Условието е колоните в таблицата да съвпадата с тези в системата за съответната номеклатура.

Tip

Конфигурирането на файл и копирането на номенклатури са оправдани, когато се въвежда по-голямо съдържание. Ако става дума за единични редове, ръчното добавяне често е по-бързо.

Нови референтни номенклатури се въвеждат еднотипно чрез използване на т.нар. ред за добавяне на нов запис. Този ред е статичен, винаги най-отгоре в списъка и не може да бъде изтрит. Ще го забележите и на други места в системата, където се изисква добавяне на редове в списъци.

Може да добавяте нови и да редактирате съществуващи референтни номенклатури във всеки момент.

Изтриване се позволява единствено за неизползваните настройки.
Вече прилаганите в системата могат единствено да бъдат деактивирани.

Голямата част от референтните номенклатури - напр. мерни единици, валути, типове продукти и други, в последствие се изискват при създаването на номенклатури и документи.

За да стартирате работа с Dreem ERP по правилен начин, обърнете нужното внимание на следните:

С номенклатурите от Продукти и материали и Контрагенти може да започнете с ръчно въвеждане на няколко записа. Това ще Ви даде по-добър поглед над техните реквизити. Ще разберете ролята на всяко поле, за което трябва да имате колона при импорт на продукти.

Tip

За първия си импорт съветваме да подходите постепенно, като импортирате само няколко контрагента и продукта.

Начални салда#

Склад#

Следващата логична стъпка е въвеждане на начални салда, с които системата да оперира. Без тях не е възможно поддържане на коректни наличности и справки.
В някои ситуации системата ще откаже валидацията на документи. Не се допуска приключване на разходен складов документ при недостатъчна наличност. Затова стъпката с въвеждане на салда за всеки склад поотделно е абсолютно задължителна. Начинът как да стане това е посочен в темата Начално салдо на склад.

Ако работите с партиди и срок на годност, не пропускайте тази информация в начално салдо на склад.

Портфейли#

Коректните наличности на портфейли неизменно са важни при разплащания и справки. Затова трябва да въведете отделни документи от тип Начално салдо за всички настроени каси и банкови сметки.

Сумите със салдата трябва да отговарят на актуална наличност към датата на стартиране със системата.

В тази връзка ще са полезни темите за създаване на касови документи и на банкови документи.

Вземания и задължения#

Актуалните вземания и задължения по контрагенти можете да прехвърлите най-бързо чрез импорт на продажби и покупки. Така системата ще получи необходимите данни, за да следи и обработва издадените до момента документи по конкретен номер.

Администрация#

Преди да започнете с издаването на документи от Dreem ERP, обърнете внимание на номераторите. Това е особено важно, когато ще се издават документи от множество обекти, ще се продължава номерация на документи от външна система и подобни ситуации.

В меню Настройки може да добавяте и променяте различни стойности и типове документи по подразбиране, печат и генерация на документи, счетоводни настройки и пр.
За всяка налична настройка има помощна информация, която се визуализира след маркиране на съответния ред.

Не забравяйте общовалидното правило:
За да бъдат потвърдени и финализирани в системата, промените трябва да бъдат записани.

Tърговска система#

Когато успешно сте преминали през началните стъпки, идва ред на генерирането на нови документи - заявки, покупки, продажби, складови и платежни документи. При въвеждането на начални салда вече сте се запознали с принципите на работа в системата, които предстои да надградите.

Подготвените заявки към доставчици и получените поръчки от клиенти се отразяват в системата чрез Документи за заявка. Ролята им е свързана с по-добро прогнозиране и планиране на наличности и доставки. Чрез тях се менажират логистиката и етапите с изпълнение на поръчките.
Този тип документи позволява автоматичното създаване на свързана продажба или покупка. Чрез въведената със заявката информация ключовите параметри се пренасят в съответния свързан документ.

Заявките не формират задължения или вземания.
Документите, с които в системата се регистрират задълженията на участващите страни по сделката, са покупките и продажбите.

Документите за покупка и за продажба са основна част от Търговска системата.
Двата типа документи следват една и съща логика. Разликата е в позицията, която заема Потребител на продукта.

В Документи за продажба се въвеждат детайли по сделките с клиенти, където Потребител на продукта изпълнява ролята на продавач.
Продажбите съдържат цялата необходима информация, така че системата да създаде автоматично останалите документи по реализиране и отчитане на сделката. От продажба могат да бъдат генерирани една обща или няколко частични фактури (или други данъчни документи). По същия начин се създават складови, касови, счетоводни и други свързани документи. Достатъчна е една отметка, за да се извърши автоматично всяко избрано действие.

При необходимост от създаване на коригиращ документ отново продажбата служи за отправна точка. Това е правилният начин за генериране на Кредитен документ/Кредитно известие за продажба.

Документи за покупка дефинират параметрите на сделки с доставчици. При тях Потребител на продукта влиза в ролята на клиент.
С покупките въвеждате всички стоки и/или услуги, които получавате при определени ценови условия. От Покупка лесно могат да бъдат създадени складови документи за заприходяване на стоки в един или в различни складове. Може да регистрирате пълно или частично плащане в брой от избрана каса. Получените данъчни документи също се добавят само с няколко клика.

Изпълнението на отделните сделки може да отнеме различно време. Системата позволява поетапно генериране на свързаните документи, както от един оператор, така и от различни потребители.
Всички свързани документи могат да бъдат осчетоводени при наличието на настройки в Автоматичен осчетоводител.

Освен чрез механизми за автоматична генерация, складовите документи могат да бъдат въведени и ръчно. Чрез тях регистрирате в системата всяко движение на материали, стоки и продукция в склада. На база тези приходни и разходни операции системата формира складовите наличности. Ревизирането на наличността за избран склад се извършва чрез Протоколи за инвентаризация. В тях системата открива липси и излишъци, които отчита автоматично с отделни складови документи.

По подобен начин стои въпросът с платежните документи - всяко движение на парични средства трябва да бъде отразено в системата. Единствено тогава наличностите на портфейли ще бъдат верни.

Плащанията в брой могат да бъдат създадени автоматично при разплащане по покупка или по продажба. Също така могат да бъдат регистрирани ръчно от Касови документи.
Чрез касови документи се отчитат и прихващанията между фактури за покупка и за продажба, както и между фактури и кредитни известия. Задължително се регистрира и всяко прехвърляне на средства между каси.

При банковите документи вариантите за въвеждане са:

Счетоводство#

За да постигнете автоматизация и точност на операциите при управление на счетоводните процеси, може да започнете с конфигуриране на счетоводните настройки.
Една от основополагащите настройки е изготвянето на Индивидуален сметкоплан.
За системата са необходими също някои глобални счетоводни настройки, на чиято база се прилагат сметки по подразбиране, счетоводни документи и различни проверки.

Последващото въвеждане на счетоводни данни в системата се осъществява от модул Счетоводство. Това включва всички счетоводни статии, както и някои от необходимите за тях настройки.

За да осигурите по-добра аналитичност на данните в справки, използвайте Счетоводни признаци. Списъкът с признаци се обзавежда автоматично със записите за продукти и контрагенти, въведени от Номенклатури. При желание за добавяне на признак, който ще служи единствено за счетоводни цели, може да създадете записа директно в Счетоводни признаци. По този начин настройката не се прехвърля в Номенклатури и не е видима в документи от Търговска система.

Всяка счетоводна статия може свободно да бъде въведена ръчно в системата.
Опцията за автоматично създаване е достъпна при генерация на счетоводен запис към документ в Търговска система. В този случай системата изисква настройка на Автоматичен осчетоводител. В него се дефинират често използваните контировки и съпътстващите ги реквизити, с които се попълват счетоводните документи.

Справки#

Въведените в системата данни се систематизират и чрез справките се представят в готов за анализ вид. За целта справките оперират с информацията от документите, които сте създали и валидирали.
В общия случай справките са еднакво структурирани. Те съдържат списъци с данни и филтри - бърз и основен. Данните в тях се обзавеждат и променят спрямо приложените от форма Филтър критерии. Филтър формата съдържа променливи реквизити, които се различават в отделните справки.

Справките могат да имат различен изглед - Графичен изглед или Списък с данни.
Графичният изглед представя вида на справката при печат.
При Списък с данни информацията е оформена в табличен вид. В този случай може да прилагате правилата за работа с нередактируеми списъци. При този изглед конфигурацията на справката може да се променя.

Според източника на данни справките могат да бъдат разглеждани като обработващи документи от Търговска система и от Счетоводство.