Бърз старт с Dreem ERP#
При внедряване на ERP система особено важни са първите стъпки. Стартирането с навременни настройки и коректни данни ще даде стабилна база. Затова, отделете време, разгледайте добрите практики и проектирайте вашите стандарти за управление на данни.
Уверете се, че всеки в организацията е запознат с тях и по възможност са унифицирани между отделите.
Можете да опознаете структурата на Dreem ERP, като научите повече за характеристиките на контейнера, възможностите на списъци и колони.
Породължете с етапа по дефиниране на настройки.
Голямата част от тях се създават в модули Номенклатури и Администрация. След тяхното конфигуриране можете да стартирате процесите по обработка на документи и справки в системата.
Администрация#
От модул Администрация управлявате глобалните настройки, които се отнасят до цялостната работа на системата. Това включва дефиниции за достъп, стойности по подразбиране, автоматични генерации, номератори и други.
Преди валидирането на първия документ в Dreem ERP обърнете внимание на номераторите. Това е особено важно, когато ще издавате документи от множество обекти, ще продължавате номерация на документи от външна система и други подобни ситуации.
В меню Настройки можете да добавяте и променяте различни стойности и типове документи по подразбиране, да указвате печат и генерация на документи, счетоводни настройки и пр.
За всяка от настройките има помощна информация, която се визуализира след маркиране на реда.
Не забравяйте общовалидното правило:
Промените трябва да бъдат записани, за да бъдат потвърдени и финализирани в системата.
Номенклатури#
Базовите настройки са поместени в първата функционалност от Номенклатури - Референтни номенклатури. За улеснение редица от тези настройки са системно създадени.
Референтните номенклатури са списъчни настройки. Освен чрез ръчно изписване, те могат да се въвеждат и с копиране на електронни таблици от външен файл.
Условието е подредбата на колоните да съвпада в таблицата и в системата.
Tip
Конфигурирането на файл (ел. таблица) и копирането на номенклатури са оправдани, когато се въвежда по-голямо съдържание. Ако става дума за единични редове, ръчното добавяне често е по-бързо.
Нови референтни номенклатури се въвеждат идентично чрез използване на т.нар. ред за добавяне на нов запис. Този ред е статичен, винаги най-отгоре в списъка и не може да бъде изтрит. Ще го забележите и на други места в системата, където се изисква добавяне на редове в списъци.
Може да добавяте нови и да редактирате съществуващи референтни номенклатури във всеки момент.
Изтриване се позволява единствено за неизползваните настройки. Останалите могат единствено да бъдат деактивирани.
Голямата част от референтните номенклатури - напр. мерни единици, валути, типове продукти и други, в последствие се изискват при създаването на комплексни номенклатури и документи.
За да стартирате работа с Dreem ERP по правилен начин, обърнете внимание на следните:
Контрагенти (Възможен е и импорт чрез покупки/продажби.)
С номенклатурите в Продукти и материали и Контрагенти може да започнете с ръчно въвеждане на няколко записа. Това ще Ви даде по-добър поглед над характеристиките им. Ще разберете ролята на всяко поле (реквизит), за което трябва да имате колона при импорт на продукти.
Tip
За първия си импорт съветваме да подходите постепенно, като импортирате само няколко контрагента и продукта.
Начални салда#
Склад#
Следващата логична стъпка е въвеждане на начални салда, с които системата да оперира. Без тях не е възможно поддържане на коректни наличности и справки. В някои ситуации системата ще откаже валидацията на документи.
Не се допуска приключване на разходен складов документ при недостатъчна наличност.
Затова стъпката с въвеждане на салда за всеки склад поотделно е абсолютно задължителна. Начинът как да стане това е представен в темата Начално салдо на склад.
Ако работите с партиди и срок на годност, не пропускайте тази информация в начално салдо на склад.
Портфейли#
Коректните наличности на портфейли неизменно са важни при разплащания и справки. Затова трябва да въведете отделни документи от тип Начално салдо за всички настроени каси и банкови сметки.
Сумите със салдата трябва да отговарят на актуална наличност към датата на стартиране със системата.
В тази връзка е полезно да се запознаете с темите за създаване на касови документи и банкови документи.
Вземания и задължения#
Актуалните вземания и задължения по контрагенти могат да бъдат прехвърлени чрез импорт на продажби и покупки. Така системата ще получи необходимите данни за последваща обработка на издадените до момента документи.
Tърговска система#
Когато успешно сте преминали през началните стъпки, идва ред за генериране на нови документи - заявки, покупки, продажби, складови и платежни документи. При въвеждането на начални салда вече сте се запознали с принципите на работа в системата, които предстои да надградите.
Подготвените заявки към доставчици и получените поръчки от клиенти се отразяват в системата чрез Документи за заявка. Ролята им е свързана с по-добро прогнозиране и планиране на наличности и доставки. Чрез тях се управляват логистиката и етапите с изпълнение на поръчките.
Този тип документи позволява автоматичното създаване на свързана продажба или покупка. Чрез въведената със заявката информация ключовите параметри се пренасят и в свързаните документи.
Заявките не формират задължения или вземания.
Покупките и продажбите са документите, с които в системата се регистрират задълженията на участващите страни по сделката.
Документите за покупка и за продажба са основна част от Търговска системата. Двата типа документи следват една и съща логика. Разликата е в позицията, която заема Потребител на продукта.
В Документи за продажба се въвеждат детайли по сделките с клиенти, където Потребител на продукта изпълнява ролята на продавач.
Продажбите съдържат цялата необходима информация, така че системата да създаде автоматично останалите документи по реализиране и отчитане на сделката. От продажба могат да бъдат генерирани една обща или няколко частични фактури (или други данъчни документи). По същия начин се създават складови, касови, счетоводни и други свързани документи. Достатъчна е една отметка, за да се извърши автоматично всяко избрано действие.
При необходимост от създаване на коригиращ документ отново продажбата служи за отправна точка. Това е правилният начин за генериране на Кредитен документ/Кредитно известие за продажба.
Документи за покупка дефинират параметрите на сделки с доставчици. При тях Потребител на продукта влиза в ролята на клиент.
С покупките въвеждате всички стоки и/или услуги, които получавате при определени ценови условия. От Покупка лесно могат да бъдат създадени складови документи за заприходяване на стоки в един или в различни складове. Може да регистрирате пълно или частично плащане в брой от избрана каса. Получените данъчни документи също се генерират автоматично или се добавят в последствие само с няколко клика.
Изпълнението на отделните сделки може да отнеме различно време. Системата позволява поетапно генериране на свързаните документи от един оператор или от различни потребители.
Всички свързани документи могат да бъдат осчетоводени автоматично при наличието на настройки в Автоматичен осчетоводител.
Складовите документи могат да бъдат въведени чрез механизми за автоматична генерация или ръчно. Чрез тях регистрирате в системата всяко движение на материали, стоки и продукция в склада. На база тези приходни и разходни операции системата формира складовите наличности. Ревизирането на наличността за избран склад се извършва чрез протоколи за инвентаризация. Чрез тях системата засича липси и излишъци, които отчита автоматично с отделни складови документи.
Сходна е логиката и при платежните документи - всяко движение на парични средства трябва да бъде отразено в системата. Единствено тогава наличностите на портфейли (банкови сметки и каси) могат да бъдат верни.
Банковите документи можете да въвеждате чрез един от следните методи:
Ръчно попълване на банков документ;
Касови документи ще използвате в различни ситуации. При някои може да използвате по избор автоматична генерация или ръчно регистриране на дсокументи.
Плащане по документ - За разплатените в брой покупки и продажби може да генерирате автоматично РКО/ПКО или да въвеждате ръчно касовите документи.
Прихващане - С касов документ се отчита също прихващане между неплатени фактури за покупка и за продажба или между фактури и кредитни известия.
Прехвърляне - Всяко прехвърляне на средства между каси или между каса и банка задължително се регистрира с касов документ.
Счетоводство#
За да постигнете автоматизация и точност на операциите при управление на счетоводните процеси, дефинирайте референтни номенклатури и необходимите глобални счетоводни настройки. Чрез тях се конфигурират различни стойности по подразбиране и автоматични проверки.
Обърнете специално внимание на една от фундаменталните настройки - изготвянето на Индивидуален сметкоплан.
Можете да стартирате въвеждането на счетоводни данни в модул Счетоводство.
Тук създавате счетоводните статии (документи) и още някои от необходимите за тях настройки. Например можете да осигурите по-добра аналитичност на данните, като настроите и използвате счетоводни признаци. Те включват продукти, контрагенти и други.
Признаци, които ще служат единствено за счетоводни цели, създавайте в модул Счетоводство » Счетоводни признаци. Добавените по този начин номенклатури няма да бъдат видими в документите от Търговска система.
Ако желаете признаците да бъдат достъпни паралелно в документи от Търговска система и Счетоводство, добавете настройките от модул Номенклатури.
Към списък Счетоводни признаци автоматично се включват всички продукти и контрагенти, въведени от модул Номенклатури.
Всяка счетоводна статия може свободно да бъде въведена ръчно в системата.
Опцията за автоматично създаване е достъпна при генерация на счетоводен запис към документ в Търговска система. В този случай системата изисква настройка на Автоматичен осчетоводител. В него се дефинират често използваните контировки и съпътстващите ги реквизити, с които се попълват счетоводните документи.
Справки#
Справките систематизират въведените данни, като ги представят в готов за анализ вид. За целта системата оперира с информацията от регистрираните документи.
В общия случай справките имат идентична структура.
Съдържат списъци с данни и филтри - бърз и основен. Данните в тях се представят спрямо приложените критерии от форма Филтър.
Филтър формата съдържа променливи реквизити, които се различават в отделните справки.
Справките имат различни изгледи:
Графичен изглед представя справката във вида ѝ при печат.
Списък с данни представя информацията в табличен вид. При него можете да променяте конфигурацията на справката и да прилагате правилата за работа с нередактируеми списъци.
Справките са групирани според източника на данни - документи от Търговска система и от Счетоводство.