Документи за заявка#
Въведение#
Документите за заявка осигуряват контрол на логистиката и на етапите с изпълнение на поръчките.
В системата тези документи се въвеждат от меню Търговска система || Документи за заявка.
Поръчките към доставчик и от клиент се регистрират с различни типове заявки - Заявки към доставчик и Заявки от клиент. Към тях системата дава възможност за генериране на необходимите свързани документи за реализиране на сделката - покупки, продажби, складови, платежни документи и др.
Заявките могат да се използват и за вътрешнофирмено искане за трансфер на стоки и материали. За целта е предвиден документ с тип Вътрешна заявка. Към нея автоматично се създава предавателен протокол за прехвърляне на стоки между складове.
Създаване на документ за заявка#
От списъка с Документи за заявка чрез десен бутон на мишката се избира Нов документ. Отваря се празна форма за въвеждане на нов документ.
В раздел Основни на формата от поле Док. Тип се отваря падащ списък за избор на тип документ. Типът на документ определя какви свързани документи системата ще предложи за генериране при приключване на заявката.
От Док. дата се избира дата за документа, като това може да бъде текуща дата. В допълнителните реквизити има отделни полета с дати на доставка, експедиция и други.
Останалите полета от секция Собствени се обзавеждат автоматично, когато в системата предварително са направени необходимите настройки. Това са реквизити Дилър, Съставил и Поделение, в които се отварят падащи списъци за избор от персони и поделения.
Реквизит Контрагент се попълва според типа на въвежданата заявка. в полето се отваря форма Контрагенти за избор на клиент, доставчик или Потребител на продукта (при вътрешни заявки).
Ако търсеният контрагент не фигурира в списъка, системата позволява въвеждането му в момента чрез десен бутон и Нов контрагент.
Останалите полета в секция Титуляр ще се обзаведат спрямо настройките на избрания контрагент.
От реда за нов запис се въвежда списък с всички заявени продукти и техните количества. Системата дава възможност чрез поле **Мярка** да се променя мерната единица с различна от настройките по подразбиране. Ако продуктите не са предварително въведени, системата позволява това да се направи в момента от списък **Продукт/материал**.
Полета **Цена** и **Цена с ДДС** се попълват автоматично според ценовата листа, настроена за текущо избрания контрагент. Това е от значение в най-голяма степен при заявките към доставчик.
Системата позволява прилагане на различна ценова лист от бутона в лентата над списъка с продукти.
В раздел **Допълнителни** са достъпни реквизити за детайлни настройки, свързани с доставка, транспорт, плащане, складови документи, външни системи и други. Част от тях са задължителни и са отбелязани с червен символ. Системата обзавежда тези полета с данни по подразбиране, които могат да бъдат променени.
Чрез бутон [Приключен] от лентата с инструменти се отваря форма за генерация на свързани документи. Системата дава възможност за автоматично създаване на различни свързани документи спрямо типа на заявката.
При въвеждане на ЗК-Заявка от клиент:
Генериране на документ за продажба - при поставянето на отметка системата ще генерира свързан документ за продажба;
За (дата) - избира се дата, която системата да попълни като Док. дата в продажбата;
До разполагаемо кол. в - при активиране на опцията системата сравнява заявените количества с наличностите в избран склад;
От падащия списък се избира склад, който системата да използва при проверка на наличностите.
В документа за продажба ще се обзаведе списък с продукти, за които има разполагаеми количества.За дата на доставка - чрез тази опция системата копира Дата на доставка от заявката в Док. дата на продажбата;
Запазване в - поле за избор на склад, в който да бъдат резервирани количествата от заявката;
Списък складове трябва да се настрои предварително от Номенклатури || Контрагенти.Печат и Преглед - опциите се активират чрез поставяне на отметка и позволяват преглед на документа на екран или директното му отпечатване (след избор на шаблон);
При въвеждане на ЗД-Заявка към доставчик:
Издаване на - от падащия списък се избира тип Документ за покупка;
При активиране на опцията чрез отметка системата генерира свързан документ за покупка.За (дата) - поле за избор на дата, която системата да попълни като Док. дата в покупката;
Печат и Преглед - опциите се активират чрез поставяне на отметка и позволяват преглед на документа на екран или директното му отпечатване (след избор на шаблон);
При въвеждане на ВЗ-Вътрешна заявка:
Изписване от - от падащия списък се избира склад, за който да се генерира предавателен протокол със заявените количества;
За (дата) - избира се дата, която системата да попълни като Док. дата в предавателния протокол;
До разполагаемо кол. в - при активиране на опцията системата сравнява заявените количества с наличностите в избран склад;
В предавателния протокол ще бъдат включени само продукти, за които има разполагаеми количества.
Запазване в - поле за избор на склад, в който да бъдат резервирани количествата от заявката;
Печат и Преглед - опциите се активират чрез поставяне на отметка и позволяват преглед на документа на екран или директното му отпечатване (след избор на шаблон);
Чрез бутон [Запис и изход] в лентата с инструменти документът се записва и се излиза от формата.
Реквизити#
В раздел Основни:
Док. Тип – поле за избор на тип документ - ЗК-Заявка от клиент, ЗД-Заявка към доставчик, ВЗ-Вътрешна заявка и др.;
Док. No - полето се попълва с номер на документа;
Системата автоматично попълва пореден номер за текущия тип заявка при приключване на документа.Док. дата - в полето се избира дата, за която се отнася текущата заявка;
Дилър - в това поле може да се избере служител, който пряко отговаря за взаимоотношенията с текущия контрагент;
Данните в полето се попълват автоматично, когато за избрания контрагент е настроен дилър по подразбиране.Съставил - полето с падащ списък за избор от предварително настроен списък служители;
Данните в полето се попълват автоматично с настройките на текущия потребител.Поделение - поле с падащ списък за избор на поделение от предварително настроените в контрагент Потребител на продукта;
Данните в полето се попълват автоматично с настройките на текущия потребител.Контрагент – в полето се отваря форма за избор Контрагенти;
Ако търсеният контрагент не фигурира в съществуващия списък, системата позволява въвеждането му в момента.Адрес - поле с адрес по регистрация на избрания контрагент;
ДДС / Ид. No. - поле с ДДС номер, Булстат или друг идентификатор за избрания контрагент;
Заявил - падащ списък за избор на лице, заявило количествата по заявка;
Поделение - списък с настроените за контрагента поделения;
От реда за нов запис се обзавежда списък с продукти. Част от полетата, които могат да се попълнят, са:
No. - пореден номер на запис на реда;
Код продукт/материал - полето се обзавежда с настроения основен код за избрания продукт;
Баркод на продукт/материал - полето се обзавежда с баркод за продукта в избраната мярка;
Вендор код на продукт/материал - полето се обзавежда при наличие на настройка с външен код на избрания продукт, предоставен от клиента/доставчика;
Вендор име на продукт/материал - полето се обзавежда при наличие на настройка с име на избрания продукт, предоставено от клиента/доставчика;
Продукт/материал - отваря форма за избор Продукти и материали;
Партида - поле за партида на избрания продукт;
От бутона в края на полето системата отваря форма с налични партиди от продукта.Количество - в полето се попълва количесто за продукта на реда;
Отказано кол. - в полето може да се попълни отказано количество за продукта на реда;
Мярка - падащ списък за избор на мерна единица от настроените за продукта на реда;
Цена и Цена с ДДС - полета за попълване на единична цена без ДДС и на цена с ДДС;
Разполагаемо кол. - поле с информация за свободни количества за продажба и изписване от склад;
Наличност - поле с информация за налично количество - общо или за избран склад, включващо резервираните количества;
Запазени - поле с резервираните количества за продукта на реда;
Минимално кол. за заявка - полето се обзавежда при настроено минимално количество за заявка на продукт;
В раздел Допълнителни:
Реквизити: Дименсии - Тази секция се визуализира, ако за документи за заявка има дефинирани дименсии от меню Номенклатури || Потребителски дименсии.
Реквизити: Доставка
Дата на доставка - поле с уговорена дата на доставка;
Час на доставка - указва час за доставка;
Предефиниран адрес - предварително дефиниран адрес, от който се попълват елементите на адреса на доставка;
Държава - указва държава, към която се доставя заявката;
Град/населено място - указва населено място за доставяне на заявката;
Пощенски код - указва пощенския код на населеното място за доставяне на заявката;
Улица / Квартал - указва улица или квартал на място на доставяне на заявката;
Номер (Улица) - указва номер на улица от адреса на място на доставяне на заявката.
Полето остава празно, ако е избран квартал.Блок (Квартал) - указва номер на блок от адреса на място на доставка;
Полето остава празно, ако е избрана улица.Вход (Квартал) - указва вход на блок от адреса на доставка;
Полето остава празно, ако е избрана улица.Етаж (Квартал) - указва етаж от адреса на доставка;
Полето осъава празно, ако е избрана улица.Апартамент (Квартал) - указва номер на апартамент от адреса на доставка;
Полето остава празно, ако е избрана улица.Пояснение - допълнителна информация от адреса на доставка (например разположение на звънеца за входа, портиер, охрана и т.н.);
GPS координати на адрес на доставка - указва GPS координати на адреса на доставка;
Телефон - попълва се телефонен номер за контакт;
Използва се при генериране на куриерска товарителница.Ел. поща - имейл на контрагента;
Използва се при изпращане на документа по ел. поща. Ако не е указан, се използва имейлът, настроен в номенклатура контрагент, поделения или персони на титуляр на заявка.Условия на доставка - указва условията на доставка, съгласно кодовете на Incoterms;
Използва се при печат на пакетажен лист, валутна проформа и валутна фактура, ако са избрани бланки с концентрация.
Реквизити: Транспорт
Дата на експедиция - избор на очаквана дата на експедиция с куриер или собствено транспортно средство;
Вид транспорт - падащ списък за избор на вид транспорт за доставка;
Различните видове транспорт трябва да се настроят предварително от Референтни номенклатури.Транспортна фирма - отваря форма Контрагенти за избор на транспортна фирма, която ще извърши доставката;
Шофьор - указва шофьор от транспортна фирма, който ще извърши доставката;
Втори шофьор - указва втори шофьор от транспортната фирма, който ще извърши доставката съвместно с първия;
Транспортно средство - указва вид на транспортното средство за доставка;
Регистрационен No. - попълва се регистрационен номер на превозното средство за доставка;
Номера на контейнери - полета за въвеждане на идентификационните номера на транспортните контейнери;
Използва се само за документация на заявката. Не се ползва никъде от системата.Товарителница - поле с номер на товарителница към доставката;
Използва се при генериране на счетоводни документи по сметки за наложен платеж.
Реквизити: Плащане
Дата на падеж - избор на дата с падеж на плащане при създаване на свързан документ за продажба;
Начин на плащане - указва начин на плащане при създаване на свързан документ за продажба;
Код на транзакция - полето се попълва при плащане с карта или online плащане;
Указва код на транзакция от банков POS терминал или от система за online плащания, както ще се отчете плащането по продажбата в извлечението от банката оператор.Банкова сметка - избор на банкова сметка при печат на данъчен документ;
Система за online плащания - полето се попълва при online плащане;
Указва оператор, през който е извършено плащането (online payment gateway), като ePay.bg, EasyPay, PayPal и др.Промо ваучер - поле с промо ваучер за допълнителна отстъпка от програми за лоялност;
Реквизити: Складов документ
Дата на събиране - избор на очаквана дата за събиране на стоки при издължаване от склад;
Склад за изпълнение - избор на склад, от който ще се издължат или в който ще се заприходят количествата;
Премахване на запазени количества - указва начина на отписване на запазените количества;
При приключване на складов документ и избрана опция Да в свързана заявка, запазените количества се премахват за цялата заявка.
Реквизити: Данъчен документ
Вид документ - избор на тип данъчен документ, който се предлага при фактуриране на свързана продажба;
Контрагент - избор на контрагент, който ще е титуляр на фактурата;
Използва се единствено при настроен тип данъчен документ 1 - Фактура.Адрес - поле с адрес на контрагент при печат на фактура;
Използва се единствено при избран тип данъчен документ 1 - Фактура.ДДС номер - попълва се ДДС номер (ИН по ДДС) за печат на фактура;
Използва се единствено при избран тип данъчен документ 1 - Фактура.Идент. номер - поле за идентификационен номер (ИН), както ще се отпечата на фактура;
Използва се единствено при избран тип данъчен документ 1 - Фактура.Поделение - избор на поделение на контрагент, за което ще се издаде фактура;
Използва се единствено при избран тип данъчен документ 1 - Фактура.Получател - избор на лице, което ще е получател на фактура;
Използва се единствено при избран тип данъчен документ 1 - Фактура.
Реквизити: Допълнителни
Допълнителен ДДС - указва стойност на допълнителен ДДС за изравняване на Обща стойност с ДДС на документа;
Канал за продажби - указва канала за продажби, по който се реализира сделката;
Използва се в справка Проследяване на заявки.
Реквизити: СУПТО
Търговски обект - падащ списък за избор на търговски обект, в който се извършва продажбата;
Работно място с ФУ - указва фискално устройства за генериране на Уникален номер на продажба (УНП);
Генериран УНП - полето се обзавежда с генерирания Уникален номер на продажба (УНП);
Продажба с унаследен УНП - указва документ за продажба, който унаследява генерирания Уникален номер на продажба (УНП) на документа за заявка;
Реквизити: Външни системи
Поръчка номер - полето се обзавежда с номер на поръчка за обмяна на документи по EDI система;
Поръчка дата - указва дата на поръчка за обмяна на документи по EDI система;
Интернет заявка - оригинална дата на интернет заявка от EcoPanda система;
Клиентски код - указва клиентски код на титуляра на документа във външни системи, getti карта;
Собствен код - указва код на контрагента-издател на документа във външни системи, Доставчик номер в търговска верига по EDI система;
Реквизити: Други
Машина - указва машина, за която се отнасят дейностите и материалите в заявката;
Дейност заявка - поле с допълнителна информация за извършените дейности по машината;
Подизпълнител - избор на контрагент, който е подизпълнител в сделката;
Не се използва никъде от системата.Забележка при печат - поле вдясно на формата, в което може да бъде въведен свободен текст, който се отпечатва на документа;
Забележка - поле за добавяне на коментар, свързан с текущия документ, който не се отпечатва;
В раздел Списъци:
СписъциПрикачени файлове - Системата дава възможност от реда за нов запис вдясно да се добавят прикачени файлове. Това става от поле Файл, в което се отваря форма за избор Медия каталог. Каталогът включва предварително настроени от Номенклатури || Медия каталог папки.
В раздел Връзки с документи:
Този раздел не съдържа реквизити за настройка. В него системата осигурява пряк път до свързани документи. Ако заявката е валидирана и към нея има генерирани свързани документи, те се визуализират по тип в съответната папка.
От тук свързаните документи могат да бъдат отворени и редактирани.