Работа с аванси#
Въведение#
Програмата разполага със схема за работа с авансил Тя включва регистрирането и автоматичното им усвояване по партиди. Хронология на авансите - платени, усвоени и неусвоени, може да бъде проследявана по клиенти и доставчици от Други справки || Аванси по контрагенти.
Платен аванс от клиент/към доставчик се регистрира в системата чрез документ тип Продажба/Покупка. Следват се стъпките за създаване на стандартните документи. Единствената особеност е използването на продукт Аванс.
Продукт Аванс е системно въведен и настроен и не се редактира или изтрива.
Той е със заложена цена от 1.00 лв. (с ДДС), затова сумата на аванса с ДДС се въвежда и променя от колона Количество.
Регистриране на аванс#
Схемата за работа с аванси, получени от клиенти и платени към доставчици, е идентична.
Процесът по регистриране на аванс от клиент е следният:
От Търговска система || Документи за продажба чрез десен бутон на мишката върху списъка с документи се избира Нов документ. Отваря се празна форма за въвеждане на данни.
В раздел Основни се въвеждат:
Док. Тип – От падащия списък в полето се избира вътрешнофирмен тип документ Продажба. Системата предлага този тип по подразбиране, освен ако не е настроено друго.
Док. No - Полето се обзавежда с номер на документа. Когато полето бъде оставено празно, при приключване на продажбата системата попълва пореден номер за избраното поделение.
Док. дата - В полето се избира дата, на която е получен авансът.
Плащане - Чрез този реквизит се посочва тип плащане, с който е получен авансът.
Системата обзавежда полето, когато за клиента има настроено плащане по подразбиране. Това може да се направи от форма за редакция Контрагенти.Контрагент — Поле за избор на клиент, от което се отваря форма за избор Контрагенти.
Ако търсеният контрагент не фигурира в съществуващия списък, системата позволява въвеждането му в момента чрез десен бутон и Нов контрагент.
Останалите полета в секция Купувач се обзавеждат автоматично. Системата прилага настроените за избрания клиент реквизити.
Продукт/материал - В полето задължително се избира продукт Аванс. Тъй като цената му е системно настроена - 1.00 лв. с ДДС, автоматично се обзавеждат и полета Цена и Цена с ДДС.
Количество - В това поле се попълва сума с ДДС на получения аванс.
Мярка - Полето се обзавежда според настройките на продукт Аванс. По подразбиране мерната единица е бр (брой).
Цена и Цена с ДДС — тези полета съдържат системно настроената цена без/с ДДС за продукт Аванс.
Цените на продукта Аванс не трябва да се коригират.
Партида - Чрез това поле може да се попълни партида за аванса. Така системата може да следи всеки аванс отделно, когато те са регистрирани с отделни партиди. В противен случай ги обединява и следи общо получената сума от контрагента.
Документът трябва да бъде валидиран чрез бутон [Приключен] в лентата с инструменти. Той извежда форма Свързани документи, чрез която могат да се извършат останалите операции:
Плащане в (каса) — Чрез тази опция се избира каса, в която се създава приходен касов ордер. Използва се, когато авансът е получен в брой.
Сума - В полето се записва фактически получената сума на аванса.
Основание - От падащия списък се избира основанието за плащане, което системата да обзаведе в касовия документ.
За дата - Въвежда се дата на получения аванс. С нея системата попълва реквизит Док. дата в касовия документ.
Счетоводно записване - При поставяне на отметка системата автоматично осчетоводява касовия документ.
За да се обзаведе коректно счетоводната статия, Автоматичен счетоводител трябва да е предварително настроен.Приключване - С поставяне на отметка системата генерира касов документ и автоматично го валидира. По този начин наличността на касата е увеличена със сумата на аванса.
Ако не бъде поставена отметка, системата ще генерира свързания документ в състояние на редакция. В този случай сумата на аванса все още не е добавена към наличността на касата.
Издаване (данъчен документ) — Опцията се маркира при издаване на данъчен документ (фактура) за получен аванс от клиент. От падащия списък се избира тип на данъчния документ.
Номер - Полето остава празно и системата дава пореден номер на данъчния документ според избраното поделение.
За дата - С тази дата системата попълва реквизит Док. дата в данъчния документ (фактурата).
Счетоводно записване - При поставянето на отметка системата ще осчетоводи данъчния документ.
Касов бон - Това е опция за генерация на счетоводен запис за касовия бон при плащане в брой.
Ако за опцията Плащане в (каса) вече е маркирано Счетоводно записване, тук опцията Касов бон не трябва да се активира.
Бон сума - Полето се обзавежда със сума на касовия бон.
Бон дата - Полето се попълва с дата на касовия бон.
Приключване - При поставена отметка системата създава данъчния документ (фактурата) и автоматично го валидира.
Ако не бъде поставена отметка, системата генерира свързания документ, но той остава в състояние на редакция.
Печат и Преглед - Опциите се активират чрез поставяне на отметка. Позволяват преглед на документа на екран или директното му отпечатване (след избор на шаблон).
Чрез бутон [Запис и изход] от лентата с инструменти документът се записва и формата се затваря.
Усвояване на аванс#
Усвояването на аванс се осъществява при въвеждане на последващи продажби за контрагента.
Създава се нов документ Продажба и се попълват всички данни. Преди валидиране на продажбата се избира бутон [Неусвоени аванси на контрагент] от лентата с инструменти. Това отваря форма със списък на регистрираните за контрагента аванси.
В раздел Неусвоени аванси се визуализират всички получени аванси по партиди, които до момента не са усвоени.
Раздел Хронология аванси дава детайлна информация в списък с документи, с които са регистрирани получените аванси.
Маркира се ред от неусвоените аванси. Могат да бъдат избрани няколко аванса за усвояване в една продажба. Направеният избор се потвърждава чрез бутон [ОК]. Системата добавя в продажбата ред с продукт Аванс с отрицателен знак.
Варианти за усвояване на аванс:
Частично усвояване на аванс има, когато стойността на продажбата е по-малка от сумата на получения аванс. При такова усвояване системата автоматично приравнява количеството на продукт Аванс със стойността на продажбата. Така стойност на документа става 0.00.
По партидата на аванса се формира остатък. Той може да бъде усвоен при следваща продажба на контрагента.
Пълно усвояване на аванс има при продажба, чиято стойност е равна или по-голяма от сумата на аванса. Разликата между стойностите на продажбата и на усвоения аванс формира стойността на текущия документ.
Партидата на избрания за усвояване аванс се “закрива” с валидирането на продажбата.
